Lưu trữ, sắp xếp hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO là một trong những tiêu chuẩn mà doanh nghiệp cũng như những tổ chức làm dịch vụ lưu hồ sơ đang hướng tới, bởi với phương pháp này đem lại mức độ an toàn cao hơn cho hồ sơ được lưu giữ.

Vậy khi lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO thì cần phải đáp ứng những tiêu chí nào, và được kiểm soát theo khía cạnh nào? Bài viết sau đây chúng ta cùng tìm hiểu về việc lưu trữ sắp xếp hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO, và cụ thể là theo tiêu chuẩn ISO 9001 nhé.

Table of Contents

Vai trò của việc lưu hồ sơ

Hồ sơ được lưu giữ sẽ là bằng chứng cho những hoạt động mà tổ chức đã thực hiện được
Thuận tiện cho việc thực hiện báo cáo cũng như xử lý dữ liệu thống kê
Qua hồ sơ được lưu giữ, thông tin có thể được nắm bắt kịp thời để đưa ra những định hướng tiếp theo cho doanh nghiệp
Là cơ sở để cung cấp cho Khách hàng cũng như những đơn vị kiểm soát
Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra những định hướng mới, tránh những lỗi lầm cũ đã mắc cho nhân viên mới

Xem thêm:

Vai trò của việc lưu hồ sơ là vô cùng quan trọng vì thế mà doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm chỉnh việc lưu hồ sơ, cũng như định hướng và thực hiện việc lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn để hỗ trợ công việc trong tổ chức của mình.

Lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn là gì?

Lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn 9001 bản mới nhất được ban hành vào tháng 9 năm 2015, nhằm đưa ra các tiêu chí liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng trong nhiều lĩnh vực.

Theo đó việc lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn 9001 sẽ được kiểm soát theo những tiêu chí sau đây: nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và phương pháp hủy hồ sơ.

Cùng tìm hiểu những tiêu chuẩn được áp dụng chi tiết như thế nào nhé.

Nhận biết

Việc nhận biết hồ sơ được quy định ký mã hiệu của biểu mẫu để làm cơ sở truy cập nguồn gốc biểu mẫu, số biểu mẫu để truy xuất hồ sơ nhanh chóng và đúng hồ sơ cần truy xuất.

Ở mỗi phòng ban cần có “Danh mục loại hồ sơ”, để có thể nắm được số lượng hồ sơ phòng ban mình lưu, và lập danh sách hồ sơ để có thể tiện truy xuất cho từng hồ sơ.

Bảo quản

Hồ sơ được bảo quản theo tiêu chuẩn ISO cần được lưu trên file, bìa còng và cứng được bán trên thị trường theo phân loại đã định sẵn như khách hàng, thời gian,…Để phân biệt hồ sơ trên file cần ghi rõ, hoặc phân loại theo màu sắc để phân biệt. Nếu không gian lưu trữ đối với doanh nghiệp vẫn còn hạn chế có thể nhờ đến những đơn vị chuyên lưu hồ sơ uy tín chất lượng. Khi chọn đơn vị cần lưu ý, đơn vị phải đảm bảo tính an toàn của hồ sơ, cần có hợp đồng ghi rõ những điều khoản.

Bảo vệ

Khi bảo vệ hồ sơ doanh nghiệp cần chú ý lưu trữ cẩn thận đối với những hồ sơ mật, thông thường có thể phân loại theo tính chất của hồ sơ để có biện pháp bảo vệ hồ sơ được lưu một cách hợp lý nhất.

Sử dụng hồ sơ

Theo tiêu chuẩn ISO thì việc truy cập, sử dụng trích lục hồ sơ để phục vụ cho công việc là hoàn toàn được cho phép, và tùy thuộc vào mục đích sử dụng của hồ sơ mà doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy trình hay không.

Nếu sử dụng dịch vụ lưu trữ thì việc trích lục hồ sơ cần được trình giấy giới thiệu để đảm bảo tính an toàn và độ bảo mật của hồ sơ được lưu trữ.

Xác định thời gian lưu trữ

Tùy thuộc vào loại hồ sơ, theo yêu cầu của khách hàng và pháp luật mà hồ sơ lưu trữ có thời gian khác nhau, tuy nhiên để đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ và đánh giá định kỳ, thì hồ sơ được lưu không ít hơn 1 năm. Riêng đối với yêu cầu ISO/IEC 17025 có những lĩnh vực hồ sơ cần được lưu giữ ít nhất 3 năm.

Phương pháp hủy hồ sơ

Hủy hồ sơ đối với những hồ sơ đã hết hạn lưu giữ nhưng tùy thuộc vào mức độ quan trọng để xác định phương pháp hủy hồ sơ. Đối với những hồ sơ quan trọng cần lập hội đồng, và phương pháp hủy sẽ là đốt hoặc cắt bằng máy cắt giấy. Với những hồ sơ thông thường có thể gạch hoặc bán.

Việc lưu hồ sơ chưa bao giờ là dễ dàng đối với doanh nghiệp, tổ chức vì việc lưu hồ sơ làm sao cho hiệu quả lại càng khó khăn hơn. Vì thế, mà những tiêu chuẩn ra đời để có thể giúp bạn trong quá trình lưu hồ sơ của tổ chức được diễn ra suôn sẻ và hồ sơ mang tính bảo mật và an toàn cao hơn. Hiện tại, nếu chưa có điều kiện để thực hiện việc tự lưu hồ sơ bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp của những đơn vị lưu trữ uy tín.

Nguồn: https://www.tegav2.com/

Tega V2

Việt Nam